Uppförandekod

Uppförandekod för Trophi Fastighets AB

Uppförandekoden sammanfattar Trophi Fastighets ABs förhållningssätt som affärspartner och fastighetsägareUppförandekoden är baserad på våra grundläggande värderingar, som är hög etik och ansvarsfulla investeringar.

Vårt ansvar som affärspartner

Trophi Fastighets AB (Trophi) ägs av Tredje AP-fonden (AP3) och utgör en del av AP3s placeringar. Trophi drivs helt på affärsmässiga grunder och ska vara lönsamt.

Goda verksamhetsmetoder

Trophi medverkar enbart i verksamheter som överensstämmer med nationella lagar, ingångna överenskommelser och som överensstämmer med vår uppförandekod. Vi fattar inga affärsbeslut utifrån personliga intressen eller privata relationer. Vi tolererar inga former av mutor, dolda provisioner eller andra tvivelaktiga förmåner. Detta gäller både Trophis egen verksamhet Trophis kunder, leverantörer och affärspartners.

Måttfullhet och omdöme präglar vår syn på representation och gåvor. Vi ska varken erbjuda eller ta emot sådant som kan ifrågasätta vår seriositet eller vårt goda affärsmannaskap. En självklarhet är att representation alltid har ett naturligt samband med Trophis verksamhet.

Vi främjar fri konkurrens och ingår inga överenskommelser som strider mot konkurrenslagstiftningen.

Ekonomiskt ansvar

Vårt uppdrag är att ge vår ägare AP3 en långsiktigt hög och riskavvägd avkastning från svenska och finska fastigheter inom butikssektorn med tyngdpunkt på dagligvaror. Trophi strävar efter ett ekonomiskt långsiktigt hållbart fastighetsföretagande. Viktiga hörnstenar för att uppnå detta är goda relationer med våra hyresgäster, långsiktig förvaltning, lönsamma uthyrningar, stabila finanser och värdeskapande fastighetsutveckling. Vi redovisar och kommunicerar vår ekonomiska ställning i enlighet med gällande lagar och regler för att ge en korrekt bild av vår verksamhet.

Miljöansvar

Vi är medvetna om att fastigheter står för en stor andel av energianvändning i samhället och jobbar ständigt med att minska vår klimatpåverkan. Lagar, förordningar och normer utgör miniminivån för vårt agerande. Därutöver har vi följande ambitioner:

Det är vår ambition att alltid bygga, utveckla och förvalta med god resurshållning och med fastigheternas livscykel i åtanke. Vi arbetar också aktivt med våra hyresgäster för att även de ska välja långsiktigt hållbara energikällor. Vi samverkar med kunder, leverantörer och olika organisationer för att utveckla nya idéer och uppnå hållbara lösningar. Vi ställer krav på våra leverantörer och prioriterar de som uppfyller våra miljökrav. Vi arbetar med ständiga förbättringar för att vidareutveckla miljöarbetet och konkreta exempel på detta är att alltid sträva efter att vi och våra hyresgäster väljer energieffektiv belysning och miljövänliga kyldiskar i våra livsmedelslokaler.

Bemötande

Vi är professionella inom våra kompetensområden. Vi bemöter våra kunder, leverantörer och affärspartners och andra människor med respekt och välvilja. Vi håller våra löften och levererar i tid samt informerar om några hinder uppstår.

Genomförande och uppföljning

Uppförandekoden gäller anställda och styrelse i Trophi samt i tillämpliga delar även våra kunder, leverantörer och entreprenörer. Styrelsen i Trophi har ansvar för att berörda personer förstår och agerar i enlighet med uppförandekoden. Brott mot uppförandekoden ska rapporteras till och följas upp av styrelsen.

Uppförandekod för Trophis leverantörer

För att kunna erbjuda våra kunder lokaler och tjänster som är framtagna på ett ansvarsfullt sätt i alla led har vi formulerat en uppförandekod för våra leverantörer. Koden följer vårt bolags värderingar, dvs hög etik och ansvarsfulla investeringar och är baserad på Global Compact-principerna om mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och motverkande av korruption.

Omfattning

Vi förväntar oss att alla våra leverantörer efterlever innehållet i Trophis uppförandekod för leverantörer samt arbetar proaktivt och systematiskt för att den också efterlevs hos anlitade underleverantörer och hos den som på annat sätt utför tjänster eller är verksam i uppdrag för Trophi.

Lagar och förordningar

Leverantören ska följa gällande lagar, förordningar, föreskrifter och standarder samt kollektivavtal alternativt kollektivavtalsliknande regler relevanta för sin verksamhet och inneha alla för verksamheten nödvändiga tillstånd, licenser och registreringar.

Affärsetik

Verksamheten ska bedrivas enligt god affärssed, främja fri konkurrens och hålla en hög etisk standard. Ingen form av korruption, mutor, penningtvätt eller otillåten konkurrensbegränsning är tillåten. Representation och gåvor ska präglas av öppenhet, måttfullhet och alltid ha ett naturligt samband med affärsrelationen.

Informationshantering

Konfidentiell information som rör vår eller våra kunders verksamhet får bara användas för det ändamål den är avsedd.

Miljö

Trophi verkar för att kontinuerligt minska företagets direkta och indirekta miljöpåverkan och våra leverantörer ska arbeta i linje med denna ambition.

Trophis leverantörer ska ha kunskap om och kontroll över sin miljöpåverkan samt fortlöpande arbeta med förbättrande miljöåtgärder i sin verksamhet.

Leverantören ska även arbeta för att minska utsläpp till luft, mark och vatten samt effektivisera sin energi- och resursanvändning.

Arbetsmiljö och sociala villkor

Leverantören ska stödja och respektera internationellt deklarerade mänskliga rättigheter och behandla sina anställda och leverantörer rättvist, jämställt och med respekt för alla människors lika värde.

Diskriminering och förtryck

Diskriminering oavsett grund, får inte förekomma vid vare sig rekryteringsförfarande, lönesättning, utbildning, befordran eller uppsägning. Leverantören ska också se till att trakasserier, mobbning, hot, förtryck eller annan kränkande behandling inte förekommer.

Föreningsfrihet

Leverantören ska respektera anställdas rättighet att organisera sig i fackföreningar samt deras möjlighet till kollektiva förhandlingar utan risk för bestraffning, hot eller ofredande.

Uppföljning och efterlevnad

Trophi gör slumpvisa besök hos sina leverantörer för att utvärdera om och hur uppförandekoden efterlevs. I vissa fall kan besöken ske av en oberoende tredje part på uppdrag av Trophi.

Anställningsvillkor

  • Alla anställda ska ha skriftliga anställningsavtal översatta till ett språk de förstår.
  • Alla anställda ska ha rätt till lagstadgad ledighet inklusive sjuk- och föräldraledighet.
  • Alla anställda ska ha rätt till veckovila enligt gällande lagstiftning.
  • Löneavdrag som disciplinär åtgärd är inte tillåtet.
  • Lön ska utbetalas regelbundet, direkt till anställda, på utsatt tid och till fullo.
  • Ingen form av lönediskriminering får förekomma.
  • De som arbetar för leverantören under anställningslika förhållanden ska också behandlas i enlighet med dessa principer.

Arbetsmiljö och säkerhet

Leverantören ansvarar för att arbetsplatsen är planerad och utformad så att arbetsmiljön är säker att vistas i. Leverantören ska arbeta systematiskt och förebyggande för att ständigt förbättra arbetsmiljö och hälsa. Alla som arbetar för leverantörens räkning ska regelbundet utbildas i säker arbetsmiljö och relevant information ska finnas lättillgänglig på ett språk som alla verksamma förstår.

Olycksfall och arbetsskador ska förebyggas. Eventuella olycksfall eller tillbud som sker under arbete för Trophi ska rapporteras till Trophi utan dröjsmål. Alla verksamma, oavsett anställnings- eller kontraktsform ska omfattas av olycksfallsförsäkring. Leverantören ska se till att alkohol och droger inte brukas under arbetstid.

Om Trophi upptäcker avvikelser från villkoren i denna uppförandekod, och om förbättringar inte sker inom en överenskommen period, kan Trophi komma att avsluta samarbetet.

Rutin för uppföljning

För att säkerställa att Trophis tjänsteleverantörer till fullo följer uppförandekoden ska efterlevnaden följas upp enligt följande:

  • Uppförandekoden ska biläggas som avtalsbilaga för alla nytecknade leveransavtal av betydelse.
  • Leveransavtalen ska även ge Trophi möjlighet att göra slumpvisa besök hos sina leverantörer för att utvärdera om och hur uppförandekoden efterlevs. I vissa fall kan besöken ske av en oberoende tredje part på uppdrag av Trophi.
  • Kontroll av leverantörer ska genomföras när Trophi finner det relevant eller om Trophi oavsett anledning misstänker att en leverantör inte följer uppförandekoden.
  • Efterlevnad av uppförandekoden ska även vara en punkt i protokollet vid relevanta möten med samtliga leverantörer. Exempel på möten är projektmöten, projekteringsmöten, byggmöten, uppföljningsmöten med driftentreprenörer samt uppföljningsmöte med förvaltningsentreprenörer.
  • I samband med den årliga revisionen ska Trophis revisor genomföra stickprov bland avtalen för att säkerställa att uppförandekoden ingår som avtalsbilaga samt kontrollera att punkten avhandlats på protokollförda möten enligt denna rutin.